Thuis werken is sinds de corona steeds gebruikelijker geworden. Ook tegenwoordig werken werknemers vaak één of meer dagen vanaf thuis. Werken werknemers dan wel even hard als op kantoor of zijn ze nog allemaal andere dingen onder werktijd aan het doen? Maken ze dezelfde uren als op kantoor? Mag een werkgever zijn werknemers hierop controleren, zoals het monitoren van de computers van zijn werknemers? En tot in hoeverre is dat dan mogelijk?
Om hierop een antwoord te geven moet gekeken worden naar de AVG (Algemene verordening gegevensbescherming) en de UAVG (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming).
Door het monitoren van (computers van) werknemers worden persoonlijke gegevens van werknemers verwerkt. Verwerking van deze persoonlijke gegevens mag volgens voornoemde wetten alleen plaatsvinden op basis van een wettelijke grondslag. Deze grondslagen zijn limitatief opgesomd in artikel 6 lid 1 van de AVG:
1. De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:
a. de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
b. de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
c. de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
d. de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
e. de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;
f. de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.
Toestemming (sub a) van een werknemer dient goed geïnformeerd te geschieden. Enkel een waarschuwingsbericht waarin wordt aangegeven dat gemonitord kan worden, waarop akkoord moet worden gegeven voordat een werknemer naar het inlogscherm wordt doorgestuurd, zal niet als geïnformeerde toestemming worden gezien. De kantonrechter van de Rechtbank Midden-Nederland locatie Utrecht (ECLI:NL:RBMNE:2021:6071) oordeelde hierover als volgt:
“Gelet op de onduidelijkheid over de mate waarin en de wijze waarop de monitoring plaatsvindt, kan naar het oordeel van de kantonrechter niet worden gezegd dat [verweerder] met de toegepaste monitoring heeft ingestemd omdat er bij het inloggen hierover telkens een melding op zijn computerscherm verscheen en hij vervolgens op “OK” heeft geklikt om verder te kunnen inloggen. Niet is gebleken dat sprake is geweest van “informed consent”.”
Een werkgever zal als grondslag ook sub f kunnen gebruiken voor de hiervoor besproken verwerking van persoonlijke gegevens door het monitoren van werknemers. Voor een geldig beroep op sub f dient een belangenafweging plaats te hebben gevonden waarbij het belang van de werkgever zwaarder weegt dan het belang van de werknemer. Bij deze belangenafweging zijn alle omstandigheden van het geval van belang. Deze criteria zijn niet heel duidelijk.
Het Europese Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) heeft dit leerstuk in 2017 verduidelijkt in de zaak Bărbulescu/Roemenië (ECLI:CE:ECHR:2017:0905JUD006149608). In deze zaak heeft het EHRM uitspraak gedaan op de vraag onder welke voorwaarden het monitoren op de werkvloer is toegestaan.
Wat was er aan de hand in deze zaak? Een werkgever wilde een werknemer ontslaan (de heer Bărbulescu). De werkgever had het werk-gerelateerde account van de heer Bărbulescu gemonitord. Wat bleek nu? De heer Bărbulescu gebruikte (in strijd met interne regelgeving) het bedrijfsinternet en de bedrijfslaptop voor persoonlijke doeleinden. Het EHRM heeft beslist dat het monitoren van de heer Bărbulescu in deze zaak niet rechtsgeldig was.
Het EHRM heeft met zijn uitspraak zes factoren gegeven waarmee een werkgever rekening moet houden om een werknemer te mogen monitoren:
(i) of de werknemer vooraf is geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever;
(ii) wat de omvang van de monitoring en hoe ernstig de inbreuk op de privacy van de werknemer is geweest;
(iii) of de werkgever legitieme gronden heeft aangevoerd ter rechtvaardiging van de monitoring;
(iv) of een monitoringssysteem met minder indringendere methoden en maatregelen mogelijk was geweest;
(v) welke gevolgen de monitoring voor de werknemer heeft gehad, en
(vi) of de werknemer adequate waarborgen zijn geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring (r.o. 121 en 122).
Uit deze uitspraak en de genoemde strenge factoren blijkt dat het monitoren van werknemers niet snel gerechtvaardigd wordt.
Wil u toch een werknemer monitoren? Of bent u een werknemer die gemonitord wordt? Neem gerust contact op met een van onze advocaten en bespreek uw opties.
