"De werkgever wordt door de Wbp beperkt in de mogelijkheden van het verwerken van informatie over de zieke werknemer"

Let op: Risico op hoge boetes voor werkgevers van zieke werknemers

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt de verwerking van persoonsgegevens. Gegevens over de gezondheid van werknemers zijn zeer gevoelig en worden daarom beschouwd als bijzondere persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft haar “beleidsregels verwerking persoonsgegevens van zieke werknemers” herzien en geactualiseerd. Het verschil met de oude beleidsregels heeft vooral betrekking op de omvang, want de nieuwe regels zijn veel korter dan de oude. Daarnaast zijn de nieuwe regels ook bedoeld ter verduidelijking van de oude regels. De AP heeft inmiddels per 1 januari 2016 ook de bevoegdheid tot het opleggen van hoge boetes (tot € 810.000,-) ingeval de Wbp niet wordt nageleefd. Het is dus van belang zorgvuldig om te gaan met deze bijzondere persoonsgegevens.

In de nieuwe beleidsregels zijn de verschillende fasen van het dienstverband geregeld. Zo is bijvoorbeeld vastgelegd hoe mag worden gehandeld tijdens de sollicitatieprocedure. Een toekomstig werkgever mag geen vragen stellen over de gezondheid van een sollicitant of diens ziekteverzuim in het verleden. Verder is een aanstellingskeuring alleen onder strikte voorwaarden toegestaan.

Als het dienstverband is aangegaan en een werknemer meldt zich ziek, mag de werkgever slechts beperkt vragen stellen over de bereikbaarheid van de werknemer (telefoonnummer en (verpleeg) adres), de vermoedelijke duur van het verzuim, de lopende afspraken en werkzaamheden en of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval of een verkeersongeval. De werkgever mag geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan dit soort gegevens, ook niet met toestemming van de werknemer. De werknemer zou zich immers in het licht van de gezagsverhouding gedwongen kunnen voelen die toestemming te geven. In het geval het een ziekte betreft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens wel registreren.

De bedrijfsarts mag tijdens de arbeidsongeschiktheid alleen die informatie verschaffen die de werkgever nodig heeft om een beslissing te nemen over de loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie. Dit is bijvoorbeeld informatie over de functionele beperkingen, restmogelijkheden, de vermoedelijke duur van het verzuim, de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is en adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen. De bedrijfsarts mag niets zeggen over de diagnose, naam ziekte, specifieke klachten of pijnaanduidingen. Ook mag de bedrijfsarts niets zeggen over eigen subjectieve waarnemingen (zowel over geestelijke als lichamelijke gezondheidstoestand), gegevens over therapieën, afspraken met artsen, fysiotherapeuten, psychologen e.d. en overige situationele problemen, zoals relatieproblemen, problemen uit het verleden e.d.

De conclusie is dat binnen een arbeidsrelatie veel (persoons) gegevens worden verwerkt, vooral indien een werknemer ziek is. De werkgever wordt door de Wbp beperkt in de mogelijkheden van het verwerken van informatie over de zieke werknemer. Om boetes te voorkomen dient de werkgever zich bewust te zijn welke persoonsgegevens verwerkt mogen worden en in het bijzonder dat de toestemming van de werknemer om meer gegevens te verwerken hierin geen verandering brengt.

Meer weten? Neemt u dan contact op met mr. Tilly Neve-van der Leden of mr. Gracia Dierikx.

< Naar overzicht