"Deze maatregel is bedoeld om de regeldruk en de administratieve rompslomp bij zowel de overheid als het bedrijfsleven terug te dringen."

E-factureren aan de overheid

Op grond van de in 2015 door de EU aangenomen richtlijn 2014/55 moeten alle aanbestedende diensten in Europa eind 2018 e-facturen kunnen ontvangen en kunnen verwerken. Een e-factuur is een factuur die via elektronische weg wordt verzonden en na digitale ontvangst daarvan ingelezen kan worden in het factureringssysteem van de ontvanger. Daarbij volstaat een factuur in PDF-formaat niet. Een e-factuur moet namelijk automatisch in de administratie van de ander verwerkt kunnen worden.

Deze maatregel is bedoeld om de regeldruk en de administratieve rompslomp bij zowel de overheid als het bedrijfsleven terug te dringen.

Hoewel Nederland de richtlijn nog niet heeft geïmplementeerd in nationale wet- of regelgeving – dat zal uiterlijk 27 november 2018 gedaan moeten zijn middels wijziging van de Aanbestedingswet –  heeft de Nederlandse Rijksoverheid daar niet op willen wachten om over te gaan op e-facturering. De Rijksoverheid heeft bepaald dat in alle inkoopovereenkomsten die zij vanaf 1 januari 2017 aangaat, wordt opgenomen dat haar leveranciers haar e-facturen moet sturen.

Ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en de Unie van Waterschappen willen hun leden stimuleren om e-factureren versneld te implementeren.

In voormelde Europese richtlijn is ook voorzien in een standaardisatie van de e-factuur. De EU heeft de normalisatie-organisaties daartoe verzocht om te zoeken naar een Europese norm voor elektronische facturering. Daartoe heeft de Europese Standaardisatiecommissie (CEN) onder meer met het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) samengewerkt binnen de commissie “Elektronisch factureren” om tot die Europese norm te komen.

Die Europese norm is recentelijk vastgesteld (EN 16931-1en EN 16931-2).

Door de nieuwe EU-standaard hoeft er niet langer discussie te ontstaan tussen leveranciers en (decentrale) overheden over hoe hun facturen eruit behoren te zien. Ook is er hiermee duidelijkheid voor de ICT-partners en de beheerders van netwerken voor e-factureren en weten zij hoe zij boekhoudprogramma’s in dienen te richten teneinde deze toekomstbestendig te maken.

Er zijn verschillende manieren waarop u e-facturen kunt versturen naar de Rijksoverheid.

U kunt dat allereerst door gebruik te maken van uw eigen softwarepakket in combinatie met Simplerinvoicing (www.simplerinvoicing.org). Simplerinvoicing is een door de Rijksoverheid gesteund initiatief van samenwerkende software en e-facturatie dienstverleners met als doel het direct uitwisselen van e-facturen tussen ERP-software en e-facturatie diensten mogelijk te maken. De meeste administratiesoftware en facturatiesoftware is daardoor voor e-facturatie geschikt.

Ook kunt u e-facturen zenden aan de Rijksoverheid via een aansluiting op Digipoort (www.logius.nl). Logius is een onderdeel van de Rijksoverheid.

Daarnaast is het mogelijk om e-facturen aan de Rijksoverheid te sturen via het zogenaamde leveranciersportaal van de Rijksoverheid (https://digiinkoop.nl), waarna de e-factuur via Digipoort wordt doorgezonden.

Doet u dus zaken met de overheid, zorg dan dat u tijdig controleert of uw boekhouding is voorbereid op e-factureren!

Wilt u meer weten over dit onderwerp? Neemt u dan gerust contact op met mr. Edwin Bregonje of mr. Marjo Meeuwsen-Dek

< Naar overzicht